人資部門負(fù)責(zé)薪資管理的員工每個月必須要處理的工作，應(yīng)該就是準(zhǔn)時、正確的發(fā)放所有員工的薪資。雖然是每個月都必須要做的事情，不過在人資管理中，有一些實(shí)務(wù)上“管理”的需要，則是必須要在整體作業(yè)流程中被照顧到的。我們特別將一般公司薪資發(fā)放的作業(yè)流程整理如下，提供給各位參考：
一、出勤資料作業(yè)
薪資作業(yè)人員在這個階段的主要工作在將員工當(dāng)月份出勤資料收集、出勤異常處理、加班處理等作業(yè)完成。若公司有其它不同計薪方式的員工，則應(yīng)該同時作業(yè)，將所有員工的出勤記錄計算清楚，以作為薪資計算的基礎(chǔ)。這個階段應(yīng)該要確實(shí)要求所有出勤異常處理以及加班處理的實(shí)時性及正確性，并且為了作業(yè)的時效性，人資部門最好訂定有每月出勤資料申報期限的最后期限，不然每個月初，薪資作業(yè)人員就要到處追著員工辦理出勤異常的處理，或是加班記錄的申請等，耽誤了發(fā)薪日期，員工可是不會體諒的。
二、薪資計算作業(yè)
這個階段主要在將確認(rèn)過后之出勤資料進(jìn)行薪資計算作業(yè)；雖然基本上，加班費(fèi)計算或是請假的扣薪等計算方式，都有一定的規(guī)定，但是每個公司可能還是會有一些“特別”的計算方式，薪資作業(yè)人員必須清楚了解各項加減新的計算方式，并且要確認(rèn)薪資計算的正確性以及完整性。不過現(xiàn)在由于計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，這個部份的工作大多交由軟件處理，因此只要一次的設(shè)定工作，日后就可以完全依靠計算機(jī)的處理。因此在薪資管理的規(guī)定中，最好不要在薪資計算的過程中，加入過多的需要“人為”判斷的流程，否則有可能會增加軟件程序設(shè)計的復(fù)雜度，甚至有可能必須計算機(jī)作業(yè)完畢后，還需要人工的調(diào)整作業(yè)。
三、薪資數(shù)據(jù)核準(zhǔn)流程
當(dāng)薪資作業(yè)人員將所有員工的薪資計算清楚并且確認(rèn)后，下一步就是將資料送簽核。一般來說，為了顧及“薪資保密”的原則，人事部門將薪資計算結(jié)果整理成報表后，都會由薪資作業(yè)人員親自將資料“面送”主管審核簽字，而會經(jīng)過的主管也以人資部門主管及總經(jīng)理為主，其它部門基本上不需要看，不過有些公司為了財會部門準(zhǔn)備發(fā)新的現(xiàn)金，會需要“知會”一下財會部門主管，不過這時候也只需要將總數(shù)或是分部門別整理報表給財會部門，而不需要將所有明細(xì)將給財會部門的，如此才能夠確保薪資資料在核準(zhǔn)過程中的保密性。
四、薪資給付作業(yè)
現(xiàn)在大多數(shù)的公司都是以薪資轉(zhuǎn)帳的方式處理薪資發(fā)放作業(yè)，當(dāng)然這絕對是比較安全與方便的方式。一般來說，財務(wù)部門開立薪資轉(zhuǎn)帳支票后交由薪資作業(yè)人員送銀行辦轉(zhuǎn)帳手續(xù)。但是也有的公司，考量財務(wù)部門與銀行的關(guān)系與資金調(diào)度的問題，會由財會部門處理薪資轉(zhuǎn)帳，只是好不容易做好的薪資保密，有可能會在這里破功。另外，在這個階段，可能會有必須要發(fā)“現(xiàn)金”的問題，這個時候人資部門與財會部門一定要先訂定好可以發(fā)現(xiàn)金的條件，以及發(fā)現(xiàn)金要經(jīng)過特別核準(zhǔn)的流程，這樣才不會造成弊端，并且避免無謂的人情困擾。
五、薪資作業(yè)錯誤更正
當(dāng)然最好是不需要經(jīng)過這一項工作，不過如果有錯誤，我們建議還是要能在當(dāng)月份補(bǔ)正過來，這個時候就必須要有一個補(bǔ)正的核準(zhǔn)流程，并且要訂定一定金額以上的補(bǔ)正，需要經(jīng)過特別的核準(zhǔn)流程，這樣才會讓人資部門“認(rèn)真”處理薪資作業(yè)工作。
基本上，人資部門在考量薪資作業(yè)的流程時，最重要的一定要考量以下三點(diǎn)，如果這三點(diǎn)照顧到了，大致就不會出錯了。
一、薪資作業(yè)流程中，以人資課薪資作業(yè)人員為主體，可將責(zé)任厘清。
二、薪資保密的原則要被充分的考量到。
三、財務(wù)部門職責(zé)在確認(rèn)并準(zhǔn)備當(dāng)月應(yīng)發(fā)薪資金額。
薪資發(fā)放作業(yè)，雖然不是人資部門最重要的工作，但是卻是一般員工最重視，并且人資部門最容易出錯的工作。事先訂定一些作業(yè)的規(guī)范，并且仔細(xì)的檢視，確保各個容易出錯的步驟都檢查過了，人資部門就可以將大部分的時間，放在企業(yè)整體人力資源管理規(guī)劃的工作上。